Privacy Statement

Welkom bij het privacy statement van VibeSite. ("handelsnaam van Jepr Software B.V."). Wij hechten veel waarde aan jouw privacy en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. In dit statement lichten we toe welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.

VibeSite (handelsnaam van Jepr Software B.V.)
Oosterweezenstraat 6E
1823 CN Alkmaar
KvK-nummer: 95698957
E-mail: info@vibesite.nl

Dit privacy statement is van toepassing op het gebruik van onze websites, webshops en online diensten die met VibeSite zijn ontwikkeld of door VibeSite worden aangeboden (samen: "Platform"). We bieden (nog) geen gebruikersaccounts; dit betekent dat we je niet vragen om in te loggen of een profiel aan te maken.

We verwerken uitsluitend gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren, te beveiligen en te verbeteren:

• Apparaat- en gebruiksgegevens: IP-adres*, browsertype, toestel- en sessie-informatie, bezochte pagina's en klikgedrag.
• Cookie- en telemetriegegevens: gegenereerd door onze analytics- en marketingtools (zie Cookies).
• Contactgegevens: wanneer je ons mailt of een formulier gebruikt (contact, nieuwsbrief, website-scan): naam, e‑mailadres en, als je die invult, bedrijfsnaam, telefoonnummer en de inhoud van je bericht. Bij een formulier slaan we ook op vanaf welke pagina je het verstuurde, je IP-adres en welke toestemming je gaf (zie Formulieren).
• Chatberichten: de vragen die je aan onze AI-assistent stelt (zie AI-assistent (chatbot)).

• IP-adressen: we hanteren de standaard-logging van onze infrastructuur en analytics. Waar mogelijk passen we IP-anonimisering toe (bij Google Analytics). We gebruiken geen Google Signals.

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de onderstaande doelen en met deze rechtsgronden onder de AVG:

1. Levering en beveiliging van het Platform
   Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (het kunnen leveren van een veilige, goed functionerende dienst).
   Gegevens: server- en netwerklogs, IP-adres, foutmeldingen.

2. Gebruik meten & verbeteren (Google Analytics)
   Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang of toestemming (afhankelijk van je cookie-instellingen).
   Maatregelen: IP‑anonimisering; Google Signals: nee.

3. Marketingcommunicatie & leads
   Rechtsgrond: toestemming voor de nieuwsbrief, marketingcookies en marketing-e-mails; gerechtvaardigd belang voor het opvolgen van een aanvraag die je zelf doet.
   Doel: het opvolgen van contactaanvragen en scan-aanvragen, en het sturen van de nieuwsbrief of tips als je daarvoor hebt gekozen.

4. Contact & support
   Rechtsgrond: uitvoering van (pre)contractuele maatregelen of gerechtvaardigd belang.

5. AI-assistent (chatbot)
   Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (het beantwoorden van de vragen die je zelf stelt).
   Gegevens: je chatberichten en de antwoorden daarop (zie AI-assistent (chatbot)).

We nemen geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen en doen geen profielvorming buiten wat gebruikelijk is binnen analytics/marketing na jouw toestemming.

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om het Platform te laten werken, het gebruik te meten en – na toestemming – marketing te ondersteunen. Je kunt je voorkeuren altijd aanpassen via de cookie-instellingen op onze site of je browserinstellingen.

Overzicht (samenvatting)

Google Signals staat uit. We gebruiken enkel de standaard IP‑logging binnen infrastructuur en analytics.

Let op: namen/duren van cookies kunnen door leveranciers worden aangepast. Raadpleeg je cookievoorkeuren voor de meest actuele lijst.

We delen geen persoonsgegevens met derden buiten de onderstaande categorieën verwerkers, tenzij dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor de dienstverlening.

• Hosting & infrastructuur: Fly.io (provider van onze applicatiehosting en netwerk, regio Amsterdam).
• Database: PlanetScale (opslag van de gegevens in ons CMS, waaronder ingevulde formulieren). De database draait in een datacenter van Google Cloud in Eemshaven (Nederland), dus binnen de EER.
• Analytics: Google LLC (Google Analytics).
• AI-taalmodel: OpenAI (antwoorden van de AI-assistent en de AI-analyse in het rapport van de website-scan).

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Voor doorgiften buiten de EER baseren we ons op passende waarborgen, zoals EU‑standaardcontractbepalingen (SCC’s).

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Richtlijnen (indicatief):

• Server-/beveiligingslogs: tot 90 dagen, tenzij benodigd bij incidenten.
• Analyticsgegevens (GA4): standaard 14 maanden of korter indien ingesteld.
• Ingevulde formulieren en leads (contact, website-scan): tot 24 maanden na laatste interactie.
• Nieuwsbriefinschrijving en marketingtoestemming: tot je je uitschrijft of je toestemming intrekt.
• Correspondentie: tot 24 maanden na afhandeling.
• Chatgesprekken met de AI-assistent: slaan wij niet op; bij OpenAI maximaal 30 dagen voor misbruikdetectie.

Afwijkende wettelijke termijnen (bijv. fiscale bewaring) kunnen langer zijn. Wanneer je toestemming intrekt, verwijderen of anonimiseren we de betreffende data zo snel als redelijkerwijs mogelijk is.

Alle formulieren op onze website (contact, nieuwsbrief, de website-scan en het contactformulier in de AI-assistent) slaan we op in ons eigen CMS. We gebruiken hiervoor geen extern marketing- of CRM-platform. Per inzending bewaren we:

• de gegevens die je invult (zie Welke gegevens verwerken wij?);
• bij de website-scan: het gescande adres, de scores en de belangrijkste verbeterpunten;
• de tekst van de toestemming die je gaf, en of je apart hebt gekozen voor marketing-e-mails;
• de pagina waarvandaan je het formulier verstuurde, het tijdstip en je IP-adres (om misbruik te kunnen herkennen).

Alleen ons eigen team heeft toegang tot deze gegevens. Wil je weten wat we van je hebben opgeslagen, of wil je dat we het verwijderen? Mail info@vibesite.nl (zie Jouw rechten).

Op /website-scan bieden we een gratis scan van één webpagina aan. Daarbij verwerken we:

• Het webadres dat je invult en de uitkomsten van de scan (de totaalscore, de deelscores en de gevonden verbeterpunten). Een adres invullen kan zonder gegevens achter te laten.
• Je naam en e-mailadres, en optioneel je bedrijfsnaam, wanneer je het volledige rapport wilt zien. Dit slaan we samen met het gescande adres, de scores en de belangrijkste verbeterpunten op in ons eigen CMS, zodat we je vraag kunnen plaatsen als je later contact opneemt.

Rechtsgrond: toestemming. Het vinkje voor het verwerken van je gegevens is nodig om je het rapport te kunnen tonen. Het vinkje voor tips en updates is apart en optioneel: je krijgt het rapport ook zonder dat vinkje te zetten, en alleen als je het aanvinkt gebruiken we je adres voor marketingcommunicatie. Die toestemming kun je op elk moment intrekken.

Bewaartermijn: je gegevens en de opgeslagen scan vallen onder de termijn voor ingevulde formulieren en leads (zie Bewaartermijnen). Het scanresultaat zelf bewaren we tijdelijk in onze cache (maximaal enkele uren) om dezelfde pagina niet onnodig opnieuw op te halen.

We halen de opgegeven pagina server-side op zoals een zoekmachine dat doet, en identificeren ons daarbij als VibeSiteScanner. Alleen publiek bereikbare adressen worden gescand.

Op onze website kun je vragen stellen aan een AI-assistent (chatbot). Dit is geautomatiseerde software, geen medewerker. De assistent beantwoordt vragen op basis van de openbare inhoud van onze website. De antwoorden worden door AI gegenereerd, kunnen fouten bevatten en zijn niet bindend: prijzen, planning en afspraken bevestigen we altijd persoonlijk.

Welke gegevens verwerken we?

• De vragen die je typt en de antwoorden van de assistent. Bij elke nieuwe vraag sturen we de laatste berichten van het gesprek mee, zodat de assistent de context begrijpt.
• Technische gegevens, zoals je IP-adres in onze serverlogs (zie Bewaartermijnen).
• Gebruiksstatistieken, alleen als je analytische cookies hebt geaccepteerd: dat je de chat hebt geopend, dat je een bericht hebt verstuurd en welk onderwerp je koos. De inhoud van je berichten sturen we niet naar Google Analytics.

Je hoeft in de chat geen persoonsgegevens te delen en we vragen er ook niet om. Deel geen gevoelige gegevens, zoals informatie over je gezondheid of financiën.

Wie verwerkt je chatberichten?

Om een antwoord te maken sturen we je vraag en de recente gespreksgeschiedenis via onze server naar OpenAI, de leverancier van het taalmodel. We vragen OpenAI het gesprek niet op te slaan. Volgens het beleid van OpenAI worden gegevens die via hun API binnenkomen niet gebruikt om AI-modellen te trainen en worden ze maximaal 30 dagen bewaard om misbruik te kunnen opsporen. OpenAI is gevestigd in de Verenigde Staten; zie Ontvangers & verwerkers voor de waarborgen bij doorgifte buiten de EER.

Bewaren wij je gesprek?

Nee. Wij slaan de inhoud van chatgesprekken niet op en lezen ze niet mee. Het gesprek staat alleen in je browser zolang de pagina openstaat; ververs of sluit je de pagina, dan is het weg. De kennisbank waaruit de assistent put, bevat alleen openbare website-inhoud en geen gesprekken.

Contact met een medewerker

Kies je in de chat voor contact (via Contact of liever een mens?), dan vul je een apart formulier in. Die gegevens (naam, e-mailadres en optioneel je telefoonnummer en bericht) slaan we op in ons eigen CMS en vallen onder Contact & support. Je gesprek met de AI-assistent sturen we daarbij niet mee.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (het beantwoorden van de vragen die je zelf stelt). De assistent neemt geen besluiten over jou.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking te voorkomen. Denk aan versleuteling, toegangscontrole, monitoring en minimale dataverwerking. Ondanks deze maatregelen kan 100% veiligheid online niet worden gegarandeerd.

Je hebt – binnen de wettelijke kaders – het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of toestemming.

• Voor cookie‑toestemming kun je je keuze aanpassen via de cookie-instellingen op onze site.
• Voor andere verzoeken mail je naar info@vibesite.nl. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen.
• Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geen accounts: gebruikers kunnen geen account aanmaken op het Platform.
Geen profielvorming met rechtsgevolgen: we doen geen geautomatiseerde besluitvorming die jou in aanmerkelijke mate treft.

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Als je denkt dat wij zonder toestemming van een ouder/voogd persoonsgegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via info@vibesite.nl zodat we dit kunnen verwijderen.

We kunnen dit privacy statement aanpassen. Bovenaan vermelden we altijd de laatst bijgewerkte datum. Bij ingrijpende wijzigingen stellen we je daar actief van op de hoogte, voor zover mogelijk.

Vragen of verzoeken over privacy? Mail info@vibesite.nl.
Een functionaris gegevensbescherming (FG/DPO) is nog niet bepaald; updates vind je in de meest recente versie van dit statement.